Na Ukrajině v současné době funguje hlavní elektronický systém zadávání veřejných zakázek ProZorro, který zajišťuje rovný přístup k veřejným zakázkám pro všechny účastníky, včetně zahraničních společností. Architektura ProZorro zahrnuje centrální databázi s informacemi o všech veřejných zakázkách na Ukrajině a automatizované elektronické platformy, které získaly akreditaci k poskytování služeb pro provádění elektronických aukcí. Aktuálně existuje 13 oficiálních platforem akreditovaných v rámci ProZorro a účastníci výběrových řízení si mohou vybrat kteroukoliv z nich.

Účast v těchto aukcích se na první pohled může zdát jako poměrně komplikovaný proces, který vyžaduje pečlivý přístup, znalost legislativy a schopnost rychle reagovat na změny probíhající na Ukrajině. Pojďme se ale na proces veřejných zakázek podívat podrobněji, než tuto cestu prodeje vašeho zboží nebo služeb zavrhnete.

Proces zadávání veřejných zakázek na Ukrajině

Jak probíhá proces zadávání veřejných zakázek prostřednictvím elektronických systémů na Ukrajině?

V systému ProZorro v současnosti existují dva hlavní postupy realizace veřejných zakázek:

• Otevřené veřejné zakázky se specifikací – nejběžnější typ zadávání veřejných zakázek, který je otevřen všem účastníkům splňujícím kritéria zákazníka. Vítězem je ten, kdo nabídne nejnižší cenu, pokud jeho nabídka splňuje požadavky zadávací dokumentace veřejné zakázky.
• Zjednodušené veřejné zakázky – používají se pro pořizování zboží, prací nebo služeb, jejichž hodnota nepřesahuje 200 tisíc hřiven. Účastníci splňující požadavky zákazníka jsou hodnoceni a vítězí nabídka s nejnižší cenou.
• Veřejné zakázky bez použití systému ProZorro – jde o uzavření přímé smlouvy s dodavatelem, kterého si zákazník zvolil samostatně, bez provedení zjednodušené veřejné zakázky. Tato možnost je povolena pouze ve speciálních případech a za předpokladu dodržení příslušných specifikací.
• Nákup prostřednictvím elektronického katalogu – alternativa ke zjednodušeným a přímým nákupům pro zboží dostupné v katalogu. V současnosti je seznam standardních produktů omezený a nákup prací prostřednictvím tohoto katalogu se neprovádí.

Kroky pro účast ve veřejných zakázkách

1. Registrace v systému.
   Společnost je povinna se zaregistrovat na jedné z třinácti akreditovaných platforem ProZorro pro účast v ukrajinských veřejných zakázkách. Postup registrace na všech platformách je prakticky totožný. K roku 2023 systém ProZorro zahrnuje více než 35 tisíc státních a komunálních úřadů a podniků (zadavatelů zboží, prací a služeb) a kolem 250 tisíc komerčních společností (dodavatelů). Registrace zahrnuje vyplnění základních údajů o společnosti, nahrání potřebných dokumentů a potvrzení podpisového práva za společnost.

2. Vyhledávání veřejných zakázek.
   Po registraci si společnost může prohlížet aktuální i budoucí veřejné zakázky na platformě, které zadavatelé vyhlásili, a vybírat ty, které odpovídají jejímu profilu. Je důležité pečlivě se seznámit s požadavky a podmínkami každého výběrového řízení, aby společnost splňovala požadovaná kritéria. V roce 2023 se objem nákupů uskutečněných prostřednictvím systému ProZorro oproti předchozímu roku ztrojnásobil na 480 miliard UAH. Nejčastěji byly nakupovány potraviny, léky, pohonné hmoty, elektřina, služby pro opravu a výstavbu infrastrukturních objektů atd.
3. Příprava a podání nabídky do výběrového řízení.
   Účastník zpracuje nabídku v souladu s požadavky zadávací dokumentace zveřejněné zadavatelem. Nabídka se podává v elektronické podobě prostřednictvím vybrané elektronické platformy před uzávěrkou. Potřebné dokumenty si určuje zadavatel v zadávací dokumentaci a obvykle zahrnují potvrzení o zkušenostech s obdobnými pracemi, kvalifikaci personálu, licence, certifikáty, zakladatelské dokumenty apod., včetně obchodní části s náklady a podmínkami plnění smlouvy. Počet požadovaných dokumentů se může lišit v závislosti na složitosti a hodnotě zakázky.
4. Účast v elektronické aukci.
   Pokud je nabídka uznána za vhodnou a postoupí do druhého kola, systém aktivuje modul „Aukce“, pokud zadavatel obdrží více nabídek než jednu (počet podaných nabídek se před zahájením aukce nezveřejňuje). Aukce probíhá online ve třech kolech, kde účastníci mají možnost postupně snižovat své nabídky ve stanoveném čase a intervalu. Po skončení aukce jsou vyhlášeny výsledky a zveřejněny všechny podrobnosti o účastnících a jejich nabídkách.
5. Uzavření smlouvy.
   Zadavatel podepíše smlouvu s vítězem aukce, kde jsou definovány podmínky dodání zboží nebo poskytnutí služby, termíny plnění, způsoby platby a sankce za porušení smlouvy. Smlouva vstupuje v platnost po podpisu oběma stranami a registraci v elektronickém systému.

Zahraniční společnosti a veřejné zakázky na Ukrajině

Zahraniční společnosti se mohou účastnit elektronických aukcí na Ukrajině, jelikož ukrajinská legislativa o zadávání veřejných zakázek je obecně velmi vstřícná k zahraničním účastníkům. Některé základní požadavky pro zahraniční společnosti jsou:

• Společnost musí být registrována podle zákonů své země.
• Společnost nesmí být pod sankcemi a nesmí mít vztahy s agresorskými zeměmi (Rusko, Bělorusko).
• Účastníci-nerezidenti musí poskytnout potřebné dokumenty podle legislativy země, kde jsou registrováni.
• Je třeba plně dodržovat všechny požadavky zadávací dokumentace, jak pro technické specifikace, tak pro kvalifikaci účastníků.

Mezi klíčové dokumenty obvykle patří:

• zakladatelské dokumenty společnosti,
• potvrzení o absenci dluhu vůči státnímu rozpočtu,
• doklady potvrzující zkušenosti s obdobnými zakázkami,
• certifikáty kvality zboží (pokud to vyžaduje zadávací dokumentace),
• další dokumenty specifikované zákonem a zadávací dokumentací.

Za to účelem zvýšení informovanosti zahraničních organizací o procesu tendrů v elektronických systémech vytvořila společnost BDO in Ukraine, člen UKRCHAM, „Průvodce veřejnými zakázkami na Ukrajině“ (v angličtině a němčině). Tento průvodce obsahuje informace o elektronickém systému ProZorro, který je na Ukrajině využíván, a také o specifikách legislativy, postupů a dokumentace, jež regulují procesy tendrů. Příručka rovněž poskytuje rady pro vyhledávání oznámení o tendru, registraci, přípravu a podávání nabídek, a dále také postupy pro odvolání a ochranu vašich práv.

Text článku byl připraven členem UKRCHAM – BDO in Ukraine