Сьогодні в Україні діє основна електронна система публічних закупівель ProZorro, що забезпечує рівний доступ до державних тендерів для всіх учасників, включно з іноземними компаніями. Архітектура ProZorro містить центральну базу даних (ЦБД) із інформацією про всі публічні закупівлі в Україні, та автоматизовані електронні майданчики (АЕМ), що отримали акредитацію на право надання послуг з проведення електронних торгів. Нині існує 13 офіційних майданчиків, акредитованих ProZorro, і учасники торгів можуть обирати будь-який з них.

Участь у таких закупівлях на перший погляд може здатися досить складним процесом, який потребує ретельного підходу, знань законодавства та вмінь оперативно реагувати на зміни, що відбуваються в Україні. Але давайте розглянемо процес закупівель більш детально, перш ніж відмовлятися від цього каналу реалізації ваших товарів або послуг.  

Як відбувається процес публічних закупівель через електронні системи в Україні?

В системі Prozorro наразі існують дві основні процедури проведення закупівель:

• Відкриті торги з особливостями – це найпоширеніший вид закупівлі, який відкритий для всіх учасників, що задовольняють критерії замовника. Перемагає той, хто запропонував найменшу вартість за умови відповідності його тендерної пропозиції вимогам тендерної документації.
• Спрощена закупівля – застосовується для закупівель товарів, робіт чи послуг, які не перевищують 200 тисяч гривень. Оцінюються всі учасники, що відповідають вимогам замовника, а перемагає пропозиція з найменшою вартістю.
• Закупівля без застосування системи Prozorro – це укладання прямого договору із постачальником, якого замовник обрав самостійно, без проведення спрощеної закупівлі. Йдеться про закупівлі, що не перевищують вартісні межі відкритих торгів з особливостями. Скористатися цим варіантом можливо тільки в особливих випадках, передбачених відповідними Особливостями.
• Закупівля через електронний каталог – це альтернатива спрощеним та прямим закупівлям для придбання товарів, наявних у каталозі. Наразі перелік стандартних товарів обмежений, а закупівля робіт по цьому каталогу не здійснюється.

Для того, щоб взяти участь в закупівлях, необхідно пройти наступні кроки.

1. Реєстрація в системі. Для участі в українських публічних закупівлях компанія повинна зареєструватися в одному з тринадцяти акредитованих майданчиків Prozorrо. Порядок реєстрації на всіх майданчиках практично ідентичний. Станом на 2023 рік система Prozorro об’єднує понад 35 тисяч державних та комунальних органів влади та підприємств (замовники товарів, робіт та послуг) та близько 250 тисяч комерційних компаній (постачальники). Реєстрація включає заповнення основних відомостей про компанію, завантаження необхідних документів та підтвердження права підпису від імені компанії.
2. Пошук тендерів. Після реєстрації компанія може переглядати поточні та майбутні тендери на платформі, що оголошені замовниками, та вибирати ті, що відповідають профілю організації. Важливо уважно ознайомитися з вимогами та умовами кожного тендеру, щоб переконатися у відповідності можливостям та кваліфікації компанії. У 2023 році обсяги закупівель, які були проведені через систему Prozorro, порівняно з попереднім роком зросли утричі – до 480 млрд грн. Найчастіше закуповували харчові продукти, ліки, бензин та дизпаливо, електроенергію, послуги з ремонту та будівництва об’єктів інфраструктури та ін.  
3. Підготовка та подача тендерної пропозиції. Учасник готує тендерну пропозицію відповідно до вимог тендерної документації, що публікується замовником. Пропозиція подається в електронній формі через обраний електронний майданчик до закінчення встановленого терміну. Перелік необхідних документів та їхня форма визначається замовником у тендерній документації та зазвичай включає такі документи як, довідки про досвід виконання аналогічних робіт, наявність відповідного персоналу, ліцензії, сертифікати, установчі документи та ін., а також комерційну частину, в якій вказана вартість та умови виконання контракту. Кількість документів може варіюватися залежно від складності та вартості предмета закупівлі.
4. Участь в електронному аукціоні (якщо пропозиція була визнана відповідною та допущеною до другого етапу). Система активує модуль «Аукціон», коли замовник отримав більше однієї пропозиції (до початку торгів кількість поданих тендерних пропозицій не розкривається). Він проходить в онлайн режимі в три раунди за принципом «хто запропонує найменшу вартість», де кожен учасник має можливість знизити свою ставку в межах встановленого часу та інтервалу (2 хв/1 учасник/1 раунд). Після завершення третього раунду відбувається оголошення результатів торгів та відкриваються всі деталі про учасників та їхні ставки.
5. Укладання контракту. Замовник підписує контракт з переможцем аукціону, в якому визначаються умови поставки товару чи надання послуги, строк виконання, спосіб оплати та санкції за порушення. Контракт набирає чинності після підписання обома сторонами та реєстрації в електронній системі.

Якщо іноземна компанія виявить бажання взяти участь у електронних закупівлях в Україні, то вона зможе це зробити, адже законодавство України щодо публічних закупівель загалом є досить лояльним до іноземних учасників. Однак іноземним організаціям варто звернути увагу на деякі нюанси та вимоги.

Основні вимоги включають:

• іноземна компанія повинна бути зареєстрована відповідно до законодавства своєї країни;
• компанія не може перебувати під санкціями та не повинна мати зв’язків з країнами-агресорами (росія, білорусь);
• учасники-нерезиденти для виконання вимог документації закупівлі надають у складі пропозиції документи, передбачені законодавством країн, де вони зареєстровані;
• іноземні компанії, як і українські, повинні повністю дотримуватися всіх вимог тендерної документації. Це стосується як технічних характеристик товарів/робіт/послуг, так і кваліфікаційних вимог до учасників;
• надання необхідних документів, перелік яких може відрізнятися залежно від конкретної закупівлі, але зазвичай включає:
• статутні документи компанії
• довідки про відсутність заборгованості перед бюджетом
• документи, що підтверджують досвід виконання аналогічних робіт
• сертифікати якості продукції (якщо це передбачено тендерною документацією)
• інші документи, передбачені законодавством та тендерною документацією
• для деяких категорій товарів українське законодавство встановлює вимогу щодо ступеня локалізації виробництва, що означає необхідність виробництва певної частки продукції в Україні.

Іноземні компанії також повинні враховувати особливості публічних закупівель в Україні, такі як:

• можливість брати участь в тендерах як окремо, так і в складі об’єднань учасників;
• представництво в Україні не є обов’язковою умовою для участі в тендерах, але наявність такого може спростити процес взаємодії з замовником;
• потреба подавати тендерну документацію українською мовою або супроводжувати її офіційним перекладом на українську мову;
• потреба використовувати електронний цифровий підпис для подання пропозицій та підписання контрактів;
• необхідність дотримання термінів подання пропозицій та укладання контрактів, які можуть бути досить короткими;
• потреба забезпечити гарантійний внесок (заставу) або гарантійний лист від банку для підтвердження своєї зацікавленості та зобов’язань;
• потреба знати свої права та обов’язки, а також процедури оскарження та врегулювання спорів, якщо виникнуть конфлікти або невиконання контракту.

З метою розширення обізнаності іноземних організацій з процесом закупівель в електронних системах член UKRCHAM компанія BDO в Україні розробила «Посібник по державним закупівлям в Україні» (англійською та німецькою мовами), який містить інформацію про електронну систему закупівель Prozorro, що використовується в Україні, а також про особливості законодавства, процедур та документації, які регулюють процеси закупівель. У посібнику також надано поради щодо пошуку оголошень про закупівлі, реєстрації, підготовки та подання тендерних пропозицій, а також процедури оскарження та захисту своїх прав.  

Текст статті підготував член UKRCHAM – BDO в Україні